Bạn thân mến,
Có một câu tôi nghe rất nhiều, và lần nào nghe tôi cũng muốn hỏi lại một câu ngược:
“Dạo này em bận lắm anh ạ, không có thời gian gì cả.”
Câu hỏi ngược của tôi không phải “bận việc gì?”. Câu đó ai cũng trả lời được, và câu trả lời thường dài.
Câu tôi muốn hỏi là: ai đã đặt những việc đó vào lịch của bạn?
Đây là hai câu hỏi rất khác nhau. Câu thứ nhất đo số lượng. Câu thứ hai đo quyền sở hữu. Và tôi tin rằng phần lớn cảm giác kiệt sức mà chúng ta gọi là “quá tải” thật ra không đến từ số lượng — nó đến từ chỗ ngày của mình đang được viết bởi bút của người khác.
Luận điểm của cả bài gói trong một câu: mỗi việc trong lịch bạn đều có một tác giả. Đếm tác giả, đừng chỉ đếm giờ.
Bài này là một nhánh đào sâu từ bài về quyền chủ động tôi viết hôm trước. Ở đó tôi nói về cả bàn cờ. Ở đây tôi chỉ nói về đúng một ô: cái lịch của bạn tuần này.
Mỗi Việc Đều Có Một Tác Giả
Thử làm một việc nhỏ. Mở lịch tuần vừa rồi ra — hoặc nếu bạn không dùng lịch thì lấy giấy ghi lại 10 việc chiếm nhiều thời gian nhất.
Giờ đừng chấm việc nào quan trọng, việc nào không. Hãy hỏi một câu khác cho từng dòng: việc này từ đâu mà có?
Bạn sẽ thấy chúng rơi vào 4 nhóm.
4 Tác Giả Của Một Ngày
Cùng là 8 tiếng làm việc, nhưng 8 tiếng ấy do ai viết ra thì rất khác nhau.
Việc do bạn viết ra
Không ai yêu cầu. Không ai hỏi tới. Nếu hôm nay bạn không làm thì cũng chẳng ai biết. Nhưng nó đưa bạn tới chỗ bạn muốn tới. Đây là loại việc duy nhất mang chữ ký của bạn — và cũng là loại dễ bị đẩy lùi nhất.
Việc do người khác viết ra
Khách nhắn, sếp giao, đối tác hỏi, đồng nghiệp nhờ. Không xấu — phần lớn tiền của bạn đến từ nhóm này. Nhưng nó có một đặc tính nguy hiểm: nó đến kèm cảm giác gấp, và cảm giác gấp thì luôn thắng việc quan trọng trong một cuộc so tay đôi.
Việc do chính hệ thống của bạn đẻ ra
Cái bạn dựng tháng trước hỏng, giờ phải sửa. Quy trình bạn đặt ra rườm rà, giờ phải chạy theo nó. Nhóm này ít ai đếm, mà nó ăn rất nhiều. Điểm đặc biệt: nó là hậu quả của một quyết định cũ của chính bạn.
Việc không ai viết ra cả
Lướt, kiểm tra tin nhắn lần thứ 40, đọc một bài không liên quan, mở ứng dụng ra rồi quên mất định làm gì. Không có tác giả nào hết — chỉ có quán tính. Nhóm này thường bị đếm nhầm vào “nghỉ ngơi”, trong khi nó chẳng làm ai đỡ mệt.
Bây giờ đếm. Trong 10 việc đó, có mấy việc thuộc nhóm 1?
Tôi hỏi câu này với khá nhiều người rồi, và câu trả lời phổ biến nhất là: 0 hoặc 1. Không phải vì họ lười — nhiều người trong số đó làm 12 tiếng một ngày. Mà vì nhóm 1 là nhóm duy nhất không có ai đứng sau giục.
Vì Sao Phản Ứng Dễ Chịu Hơn Chủ Động
Có một chuyện tôi muốn nói rõ, để bạn đừng tự trách mình quá.
Việc phản ứng có một đặc tính mà việc chủ động không bao giờ có: nó trả thưởng ngay.
Bạn trả lời một tin nhắn — người kia cảm ơn. Xong. Có kết quả trong 30 giây.
Bạn xử lý một sự cố — mọi thứ chạy lại. Xong. Có kết quả trong một buổi chiều.
Bạn giúp một đồng nghiệp — họ vui, bạn thấy mình có ích. Xong.
Còn việc chủ động thì sao?
Bạn ngồi viết một thứ chưa ai đọc.
Bạn dựng một hệ thống chưa ai dùng.
Bạn học một nghề chưa ai trả tiền.
Bạn nhắn cho một người có thể không trả lời.
Không ai cảm ơn.
Không có gì sáng lên.
Không có cảm giác vừa-xong-một-việc.
Nên cuối một ngày toàn việc phản ứng, bạn thấy mệt nhưng có ích. Còn cuối một ngày làm việc chủ động, bạn dễ thấy hoang mang, không biết mình vừa làm gì.
Đây không phải lỗi tính cách. Đây là cách phần thưởng được sắp đặt. Và nếu bạn không biết chuyện này, bạn sẽ tưởng mình yếu ý chí — trong khi thật ra bạn chỉ đang chọn con đường mà cảm giác dẫn tới.
Việc phản ứng trả công bằng cảm giác. Việc chủ động trả công bằng kết quả — nhưng trả rất chậm, và trả sau.
Hiểu điều này rồi thì cách chữa không còn là “cố gắng hơn”. Cách chữa là tự tạo ra phần thưởng cho nhóm 1, hoặc đặt nhóm 1 vào chỗ chưa có ai cạnh tranh với nó. Tôi sẽ nói kỹ ở phần sau.
Cái Bẫy Tôi Gọi Là Chủ Động Giả
Có một loại người đọc tới đây sẽ gật gù và nói: “Đúng rồi, tôi cũng có làm việc của riêng tôi mà.”
Nhưng khi nhìn kỹ vào việc đó, hóa ra là:
sửa lại giao diện trang web lần thứ 5.
Đổi phông chữ trong tài liệu.
Sắp xếp lại thư mục.
Nghiên cứu thêm một công cụ mới.
Học thêm một khóa nữa.
Những việc này đều do bạn tự đặt vào lịch. Về mặt kỹ thuật, chúng thuộc nhóm 1. Nhưng chúng không đưa bạn đi đâu cả.
Tôi gọi đó là chủ động giả — và nó khó phát hiện hơn sự bận rộn nhiều lần, vì nó có đủ mọi dấu hiệu bề ngoài của việc làm chủ.
✕ Chủ động giả
- Việc tôi thích làm, và tiện thể nó cũng nằm trong lĩnh vực của tôi
- Làm xong thấy dễ chịu, nhưng không ai ngoài kia biết là nó đã xong
- Không có ai để phản hồi, nên không bao giờ bị chê
- Có thể làm mãi mà không bao giờ tuyên bố là hoàn thành
- Nếu bỏ hẳn 3 tháng, không có gì ngoài đời thay đổi
✓ Chủ động thật
- Việc tôi chọn làm, kể cả những hôm không thích
- Làm xong thì có người ngoài chạm được vào kết quả
- Có rủi ro bị từ chối, bị phớt lờ, bị chê
- Có một điểm rõ ràng để nói: xong rồi
- Nếu bỏ hẳn 3 tháng, có thứ ngoài đời sẽ không xảy ra
Phép thử nhanh nhất tôi biết chỉ có một câu: việc này có thể thất bại không?
Nếu câu trả lời là không — không thể thất bại, không ai từ chối được, không có cách nào sai — thì rất có thể đó là chủ động giả. Vì thứ không thể thất bại thường cũng là thứ không thay đổi được gì.
Ba Loại Việc Chủ Động Có Trọng Lượng
Nếu phải rút gọn nhóm 1 xuống còn những loại thật sự làm đổi cục diện, tôi thấy có 3 loại. Và điều thú vị là loại thứ ba gần như không ai coi là “việc”.
Loại thứ nhất — dựng một thứ còn lại sau khi bạn đứng dậy. Một bài viết, một quy trình, một công cụ, một tệp khách hàng, một mối quan hệ mới. Đặc điểm chung: ngày mai nó vẫn còn đó, không cần bạn ngồi canh.
Loại thứ hai — mở lời trước với một người.
Nhắn cho người bạn muốn học hỏi.
Đề xuất hợp tác với người bạn ngưỡng mộ.
Hỏi thẳng một khách hàng cũ xem họ cần gì.
Loại việc này mất 15 phút, và nó là loại có tỉ lệ đổi đời cao nhất trong tất cả các loại việc tôi từng thấy — chính xác vì hầu như không ai làm.
Loại thứ ba — cắt bỏ một thứ.
Dừng một dịch vụ không sinh lời.
Kết thúc một mối hợp tác đang bào mòn bạn.
Bỏ một kênh không ai đọc.
Không nhận một việc quen tay nhưng không dẫn đi đâu.
Loại thứ ba là loại bị bỏ quên nhiều nhất, vì làm xong thì lịch trống ra chứ không đầy thêm — mà chúng ta lại được dạy rằng lịch đầy mới là làm việc. Nhưng bạn thử nghĩ mà xem: nếu tuần nào cũng kín, thì cơ hội tốt nhất năm nay đến, bạn lấy chỗ đâu mà nhận?
Người luôn kín lịch không phải người bận nhất. Họ là người không còn chỗ cho bất cứ điều gì tốt hơn.
Giành Lại Ô Đầu Tiên
Đến phần thực hành. Tôi không tin vào việc lật ngược cả cái lịch trong một hôm — làm vậy được 3 ngày rồi bỏ.
Cách tôi thấy chạy được là giành đúng một ô, và giành nó ở chỗ ít bị tranh nhất.
Có 3 nguyên tắc cho ô đầu tiên đó:
Đặt nó vào khung giờ chưa có ai thức. Không phải vì buổi sáng thần thánh gì, mà vì đó là khung giờ chưa ai kịp gửi yêu cầu cho bạn. Việc nhóm 1 thua việc nhóm 2 trong mọi cuộc so tay đôi — nên cách thắng duy nhất là đừng để hai bên gặp nhau.
Đặt nó vào lịch trước khi tuần đó bắt đầu. Cuối tuần này, mở lịch tuần sau ra, chọn 1 ô, ghi tên việc vào. Không phải “khi nào rảnh sẽ làm” — ghi hẳn giờ. Vì một tuần trống thì trông như còn nhiều chỗ, nhưng đến thứ Tư thì nó đã đầy bởi những thứ bạn không hề mời.
Đặt nó nhỏ tới mức không thể lấy cớ. 45 phút. Không phải 4 tiếng. Ô đầu tiên không cần đủ để làm xong việc — nó chỉ cần đủ để chứng minh với chính bạn rằng bạn giành được một ô.
Tuần bị viết hộ
Việc của mình xếp cuối hàng
Sáng mở máy, xem có ai cần gì. Trả lời hết rồi mới tính chuyện của mình. Đến chiều thì đầu đã cạn, việc quan trọng lùi sang mai. Mai lại có chuyện mới. Cuối tuần nhìn lại: rất nhiều việc đã xong, không có việc nào là của mình.
Kết quả sau 3 tháng: giỏi hơn một chút, đứng nguyên chỗ cũ.
đúng 1 ô
Tuần có chữ ký của mình
Một ô được giành trước
45 phút đầu ngày, trước khi mở hộp thư, làm đúng việc không ai giục. Xong ô đó rồi mới bước vào phần còn lại của thế giới. Phần còn lại vẫn hỗn loạn như cũ — nhưng hôm nay bạn đã bỏ được một viên gạch vào chỗ của mình rồi.
Kết quả sau 3 tháng: khoảng 60 viên gạch. Đủ để thành một cái gì đó.
Nhưng Có Những Nghề Mà Phản Ứng Chính Là Nghề
Có những công việc mà phản ứng không phải khuyết điểm — nó là bản chất.
Bác sĩ trực cấp cứu.
Người làm dịch vụ khách hàng.
Người bán hàng.
Người mới vào nghề, chưa có gì để chủ động ngoài việc làm tốt thứ được giao.
Người đang gánh gia đình và không có quyền chọn.
Với những trường hợp đó, câu hỏi không phải “làm sao bớt phản ứng”. Câu hỏi đúng hơn là:
Phản ứng của tôi có được trả công không, hay tôi đang phản ứng miễn phí?
Phản ứng có hợp đồng thì đó là nghề, và làm giỏi nghề đó là điều đáng tự hào. Phản ứng miễn phí — trả lời tin nhắn lúc 11 giờ đêm cho một người sẽ không nhớ, làm hộ một việc mà người kia hoàn toàn tự làm được — thì đó không phải nghề. Đó là rò rỉ.
Và ngay cả trong một cái nghề toàn phản ứng, vẫn còn một chỗ để giành: khoảng giữa các ca. Người trực cấp cứu không chọn được bệnh nhân, nhưng chọn được việc mình làm trong 45 phút trước ca trực. Đó vẫn là ô của họ.
Dấu Hiệu Bạn Đã Giành Lại Được Một Phần
Chuyện này không có ngày tốt nghiệp. Nhưng có mấy dấu hiệu cho biết bạn đang đi đúng hướng.
Dấu hiệu thứ nhất: bạn bắt đầu trả lời tin nhắn chậm hơn một chút, mà không thấy tội lỗi. Không phải vô tâm — chỉ là bạn đã hiểu rằng “ngay lập tức” không phải một cam kết bạn từng ký với ai.
Dấu hiệu thứ hai: khi có người hỏi tuần rồi bạn làm gì, bạn kể ra được một thứ bạn đã dựng, chứ không chỉ một danh sách việc đã xử lý.
Dấu hiệu thứ ba: lịch của bạn có chỗ trống, và bạn không thấy khó chịu vì nó trống. Đây là dấu hiệu khó nhất, vì nhiều người trong chúng ta dùng sự bận rộn như một cách chứng minh mình có giá trị.
Dấu hiệu thứ tư: có một cơ hội tốt xuất hiện, và bạn nhận được — vì bạn còn chỗ.
Dấu hiệu thứ tư là dấu hiệu thật sự đáng giá. Vì cơ hội hiếm khi báo trước, và nó gần như luôn tới vào lúc bạn đang bận nhất. Người kín lịch buộc phải từ chối, rồi tự an ủi rằng dạo này mình bận quá. Người còn chỗ thì nhận.
Mặt Còn Lại — Khi Bạn Là Người Viết Vào Lịch Của Người Khác
Cả bài tới giờ đứng ở phía người bị viết hộ. Nhưng nếu bạn đang dẫn một đội, dù chỉ 2 người, thì bạn cũng đang là tác giả trong lịch của ai đó. Và phần này đáng nghĩ hơn phần trên.
Người quản lý bận rộn thường tạo ra một đội bận rộn theo đúng cách mình bị bận. Có 3 thói quen rất phổ biến, và cả 3 đều được làm với ý tốt:
Nghĩ ra việc gì là giao ngay lúc đó. Bạn vừa nảy ra một ý lúc 9 giờ tối, nhắn liền cho khỏi quên. Với bạn đó là một dòng tin. Với người nhận, đó là một việc vừa được chen vào ngày mai của họ — và họ không biết nó gấp hay không, nên mặc định coi là gấp.
Hỏi thăm tiến độ nhiều hơn mức cần. Mỗi lần hỏi là một lần bạn kéo người ta ra khỏi việc để viết báo cáo cho bạn. Hỏi 3 lần một ngày thì bạn vừa lấy mất của họ 3 lần khởi động lại.
Trả lời mọi thứ thay vì để họ tự quyết. Nghe thì tận tâm. Nhưng làm vậy vài tháng thì bạn dạy cả đội rằng mọi việc đều phải chờ bạn — và thế là bạn tự biến mình thành cái nút cổ chai trong chính hệ thống của mình.
Cách chữa không phải là bớt quan tâm. Nó chỉ là 3 điều chỉnh nhỏ: gom việc lại rồi giao một lượt thay vì rải cả ngày; nói rõ hạn thật khi giao, để người ta biết cái nào xếp sau được; và trả lại quyền quyết định cho những việc dưới một ngưỡng nào đó, kèm câu “cứ làm, sai thì mình sửa”.
Điều tôi muốn bạn giữ lại từ mục này là một câu hơi khó nghe: nếu cả đội bạn đều đang sống trong lịch do bạn viết từng phút, thì bạn không có một đội — bạn có một cái tay nối dài. Và tay nối dài thì không lớn lên được.
Người dẫn giỏi không phải người viết nhiều nhất vào lịch của người khác. Là người để lại cho họ đủ khoảng trống để tự viết một dòng của mình.
Việc Của Hôm Nay
3 việc làm ngay hôm nay — trước khi đóng bài này
Trong 5 phút
Ghi 10 việc chiếm nhiều giờ nhất tuần rồi. Đánh số 1, 2, 3 hoặc 4 cho từng dòng theo 4 tác giả ở trên. Cộng lại.
Trong 10 phút
Mở lịch tuần sau. Chọn 1 ô 45 phút ở khung giờ sớm nhất bạn tỉnh táo. Ghi tên một việc thuộc nhóm 1 vào đó. Ghi hẳn tên việc, đừng ghi “làm việc riêng”.
Trong 5 phút
Chọn 1 thứ để cắt bỏ tuần này. Một việc quen tay không dẫn đi đâu. Nhắn cho người liên quan luôn, đừng để tới mai.
Việc thứ ba khó nhất và cũng đáng nhất. Cắt được một thứ nghĩa là bạn vừa tạo ra chỗ trống — và chỗ trống mới là thứ đón được cơ hội.
Tóm Lại
Nếu bạn đang bận mà cảm thấy không tiến, mấy điều này đáng nhớ:
- ✅ Mỗi việc trong lịch đều có một tác giả. Đếm tác giả, đừng chỉ đếm giờ.
- ✅ 4 tác giả: bạn viết · người khác viết · hệ thống cũ của bạn đẻ ra · không ai viết cả.
- ✅ Việc phản ứng trả thưởng ngay, việc chủ động trả thưởng chậm — nên bạn nghiêng về phản ứng là chuyện tự nhiên, không phải yếu ý chí.
- ✅ Chủ động giả là việc bạn tự đặt vào nhưng không thể thất bại. Phép thử: việc này có thể bị từ chối không?
- ✅ 3 loại việc chủ động có trọng lượng: dựng thứ còn lại · mở lời trước với một người · cắt bỏ.
- ✅ Giành đúng 1 ô, đặt vào khung giờ chưa ai thức, ghi vào lịch trước khi tuần bắt đầu, và để nó nhỏ tới mức không thể lấy cớ.
- ✅ Có nghề mà phản ứng chính là nghề. Câu hỏi đúng là: phản ứng của tôi có được trả công không?
- ✅ Dấu hiệu đáng giá nhất: một cơ hội tốt xuất hiện và bạn nhận được, vì bạn còn chỗ.
Và nếu phải gói cả bài vào một câu ngắn nhất:
Bận rộn chỉ nói bạn đang tiêu bao nhiêu giờ. Nó không nói giờ đó là của ai — muốn biết điều đó, hãy hỏi ai đã đặt việc ấy vào lịch của bạn.
Chúc bạn khai ngộ
Master Xuân Hùng
P.s: Sống trong mục tiêu.
Từ mục tiêu, con đường sẽ hiện dần ra.