Bạn thân mến,
Mở điện thoại ra, vào lịch tuần này. Đừng đọc tiếp cho tới khi mở xong.
Tôi nghiêm túc. Bài này chỉ có tác dụng nếu bạn đang nhìn vào lịch thật của mình, chứ không phải cái lịch bạn hình dung trong đầu. 2 cái đó khác nhau nhiều hơn bạn nghĩ, và chỗ khác nhau ấy chính là bài viết hôm nay.
Hôm qua tôi mở chuỗi bằng bài Bạn Đã Biết Phải Làm Gì Rồi — nói về chuyện danh sách việc của bạn và của người đi trước gần như giống hệt nhau, và khoảng cách nằm ở mức bạn làm chứ không ở việc bạn biết. Hôm nay tôi đưa cái ý đó xuống một chỗ rất cụ thể: cái lịch trong máy bạn.
Lịch Không Ghi Điều Bạn Muốn. Nó Ghi Điều Bạn Đang Trả Giá
Ai cũng có một danh sách những thứ mình nói là quan trọng. Xây thương hiệu cá nhân. Học một kỹ năng mới. Viết cuốn sách ấp ủ 3 năm. Chăm sức khỏe. Dành thời gian cho con.
Đó là danh sách của miệng.
Lịch là danh sách của tay. Và tay không biết nói dối.
Bạn nói muốn xây thương hiệu, nhưng cả tuần không có một ô nào dành cho việc viết. Bạn nói muốn nâng nghề, nhưng ô học duy nhất là 30 phút nghe podcast lúc lái xe — mà lái xe thì bạn đang nghĩ về việc khác. Bạn nói sức khỏe là số một, nhưng phòng tập nằm trong lịch đúng 1 lần, vào thứ Bảy, và thứ Bảy nào cũng có việc phát sinh.
Tôi không nói điều đó để bạn thấy tệ. Tôi nói vì đây là phép đo rẻ nhất và thật nhất mà bạn có sẵn trong túi.
Ước mơ không quyết định tương lai của bạn. Cái lịch tuần của bạn mới quyết định. Vì ước mơ nằm trong đầu, còn lịch thì đang tiêu tiền của bạn bằng giờ.
Có một bài tôi viết cuối tháng 8 về chuyện ai đang viết vào lịch của bạn — về quyền chủ động, về việc phần lớn ô trong lịch do người khác đặt vào. Bài hôm nay không nói về chuyện đó nữa. Hôm nay tôi giả định bạn đã giành lại được một phần lịch rồi, và tôi hỏi câu tiếp theo, câu khó hơn:
Những ô bạn tự đặt vào — chúng đang được làm ở mức nào?
Ô 20 Phút Không Đẻ Ra Được Một Việc Mức 3
Đây là điều tôi mất khá lâu mới hiểu, và hiểu rồi thì cách xếp lịch của tôi đổi hẳn.
Độ sâu của một việc bị chặn trên bởi độ dài của cái ô bạn dành cho nó. Không phải bởi ý chí, không phải bởi tài năng — bởi độ dài cái ô.
Bạn không thể viết một bài tử tế trong 20 phút. Bạn viết được một bài xong trong 20 phút, đó là chuyện khác. Việc mức 3 cần một đoạn thời gian đủ dài để bạn đi qua được cái đoạn khó chịu ở giữa — đoạn mà bản nháp đầu đã xong, bạn đọc lại thấy nó dở, và bạn phải ngồi thêm để sửa. Đoạn đó thường rơi vào phút thứ 40 đến phút thứ 70. Nếu ô của bạn chỉ có 30 phút, bạn không bao giờ tới được đó. Bạn sẽ đăng bản nháp đầu, mãi mãi.
Có một khoản phí nữa mà ít ai tính: mỗi lần ngồi vào một việc, bạn mất mấy phút đầu chỉ để nhớ lại mình đang ở đâu. Ô càng ngắn thì tỷ lệ khoản phí đó càng lớn. Ô 30 phút mà mất 8 phút khởi động thì bạn chỉ thật sự làm việc trong 22 phút, và 22 phút đó nằm trọn ở đoạn nông nhất. Chia 3 tiếng thành 6 mảnh là bạn tự nguyện trả khoản phí ấy 6 lần thay vì 1 lần.
Cho nên lịch của một người có tiêu chuẩn cao trông không giống lịch của một người bận. Nó thường trống hơn, và ít ô hơn, nhưng mỗi ô dài hơn.
✕ Lịch của người bận
- 18 ô trong tuần, ô nào cũng 30 tới 45 phút
- Việc quan trọng nhất nằm rải rác, mỗi ngày một chút
- Không có ô nào dài quá 1 tiếng liền mạch
- Nhìn vào thấy đầy, cuối tuần thấy mệt mà không nhớ mình đã làm xong cái gì lớn
✓ Lịch của người có tiêu chuẩn
- 7 tới 9 ô trong tuần, nhưng có 2 ô dài từ 2 tới 3 tiếng
- Việc quan trọng nhất chiếm 2 ô dài đó, và nó nằm vào giờ đầu óc còn tốt
- Có ô trống thật — không phải trống vì quên xếp, trống vì cố ý chừa
- Cuối tuần chỉ ra được 1 tới 2 thứ đã tiến thêm một bậc thật
Tôi biết có người đọc tới đây sẽ nghĩ: nói thì dễ, tôi làm mẹ 2 đứa nhỏ, tôi lấy đâu ra 3 tiếng liền. Hoàn toàn hợp lý, và tôi sẽ quay lại chuyện đó ở cuối bài. Nhưng trước đó tôi muốn bạn thấy một điều: rất nhiều người có 3 tiếng liền mà không biết mình có, vì 3 tiếng ấy đang bị chia nhỏ thành 6 mảnh, mỗi mảnh 30 phút, xen giữa là những việc lẽ ra gộp lại được.
Phép Đo 3 Cột
Đây là cách tôi tự soi lịch mình, khoảng 1 tháng 1 lần. Nó mất 15 phút và nó khá mất lòng.
3 Cột Để Soi Một Tuần
Kẻ 3 cột ra giấy. Đừng làm trong đầu — làm trong đầu là bạn sẽ tự thương mình.
Cột 1 — Điều tôi nói là quan trọng
Viết ra 3 thứ. Không hơn. Đây là 3 thứ mà nếu ai hỏi "mục tiêu năm nay của anh chị là gì", bạn sẽ trả lời. Viết đúng những chữ bạn thật sự hay nói ra miệng.
Cột 2 — Số giờ tuần rồi tôi thật sự bỏ vào đó
Mở lịch tuần trước, cộng lại. Chỉ tính giờ ngồi làm thật, không tính giờ nghĩ về nó, không tính giờ đọc bài về nó. Con số này thường làm người ta im lặng vài giây.
Cột 3 — Ô dài nhất tôi dành cho nó
Không phải tổng giờ, mà là đoạn liền mạch dài nhất. Đây mới là cột quyết định mức. Tổng 5 tiếng chia thành 10 mảnh nửa tiếng chỉ đẻ ra được việc mức 1. Tổng 3 tiếng nằm trong 1 ô có thể đẻ ra việc mức 3.
Lần đầu tôi làm phép đo này, cột 1 tôi ghi "viết sách". Cột 2 ra 2 tiếng rưỡi. Cột 3 ra 40 phút. Tôi ngồi nhìn 3 con số đó khá lâu, rồi hiểu ra vì sao cuốn sách ấy đã nằm im 2 năm trong khi tôi vẫn thấy mình đang viết nó đều.
Việc Lớn Không Có Ô Thì Nó Không Tồn Tại
Có một kiểu tự lừa rất phổ biến, và nó êm tới mức ít ai nhận ra.
Bạn giữ một việc lớn trong đầu suốt nhiều tháng. Bạn nghĩ về nó lúc tắm, lúc lái xe, lúc nằm chưa ngủ. Bạn nói về nó với bạn bè. Bạn đọc sách về nó. Bạn thấy mình đang theo đuổi nó rất bền bỉ.
Nhưng nó chưa từng có một ô nào trong lịch.
Việc gì không có ô thì việc đó không tồn tại. Nó chỉ tồn tại trong tư cách một mong muốn, và mong muốn thì không tự chuyển thành kết quả bao giờ. Điều đáng sợ là nghĩ nhiều về một việc lại cho ta cảm giác gần như đã làm nó — cái cảm giác đó đủ dễ chịu để ta trì hoãn thêm một tháng nữa, rồi một tháng nữa.
Cách chữa thì đơn giản tới mức hơi vô duyên: mở lịch, đặt một ô, đặt tên đúng bằng chữ của việc đó, và bảo vệ ô ấy như bảo vệ một cuộc hẹn với người mình nể.
Bạn đối xử với cuộc hẹn của người khác nghiêm túc hơn cuộc hẹn với chính mình. Đó là lý do việc của người khác luôn xong, còn việc của bạn thì luôn đang dở.
4 Loại Ô, Và Loại Luôn Bị Cắt Đầu Tiên
Nếu bạn ngồi phân loại từng ô trong tuần, tôi nghĩ bạn sẽ thấy chúng rơi vào 4 giỏ.
Giỏ thứ nhất là ô sinh ra tiền trong tuần này. Giao hàng, chốt đơn, dạy buổi đã bán, làm việc khách đang chờ. Giỏ này không bao giờ bị cắt, vì cắt nó là mất tiền ngay và có người nhắc bạn.
Giỏ thứ hai là ô giữ cái đang có. Trả lời tin nhắn, xử lý sự vụ, họp, dọn dẹp giấy tờ. Giỏ này cũng không bị cắt, vì nó tự nhảy vào mặt bạn, và bỏ nó thì có người khó chịu.
Giỏ thứ ba là ô sinh ra tiền của năm sau. Viết, học kỹ năng mới, xây hệ thống, làm sản phẩm chưa ai đặt, gặp người chưa có việc gì để bàn. Giỏ này khác hẳn 3 giỏ kia ở một điểm: không ai nhắc bạn cả. Không khách nào gọi hỏi vì sao tuần này anh không viết. Không ai thất vọng nếu bạn bỏ buổi học. Không có hậu quả nào trong tuần này.
Giỏ thứ tư là ô tiêu hao. Lướt, họp không cần thiết, việc lẽ ra giao được cho người khác, và cả những ô bạn nhận vì cả nể.
Bây giờ để ý chỗ này: khi tuần bị vỡ — mà tuần nào chẳng có lúc vỡ — bạn cắt giỏ nào trước?
Gần như ai cũng cắt giỏ thứ ba. Không phải vì nó ít quan trọng, mà vì nó là giỏ duy nhất không có ai đứng sau lưng đòi. Giỏ thứ tư đáng cắt hơn nhiều, nhưng giỏ thứ tư lại nằm ở những khoảng vụn mà ta không coi là ô, nên nó thoát.
Cái quyết định bạn ở đâu sau 3 năm nằm trọn trong giỏ thứ ba. Và giỏ thứ ba là giỏ duy nhất không có ai bảo vệ ngoài chính bạn.
Tôi từng có một quý làm việc rất hăng, tuần nào cũng kín, tháng nào cũng đủ chỉ tiêu. Hết quý ngồi nhìn lại thì thấy: doanh thu ổn, nhưng không có một thứ gì mới được dựng lên. Toàn bộ 3 tháng đó nằm gọn trong giỏ 1 và giỏ 2. Tôi đã chạy rất nhanh trên một mặt phẳng.
Từ đó tôi đổi một thói quen nhỏ: ô của giỏ thứ ba được xếp trước khi xếp mọi thứ khác, và nó nằm vào giờ sáng sớm — giờ mà ít việc phát sinh nhất, và cũng là giờ đầu óc tôi còn nguyên. Không phải vì sáng sớm thiêng liêng gì, mà vì đó là khoảng duy nhất trong ngày ít người chen được vào.
Vì Sao Lịch Đầy Mà Vẫn Không Tiến
Người có lịch đầy thường bị chính cái lịch đầy đó đánh lừa. Nhìn vào một tuần kín mít, rất khó tự nhận là mình chưa nghiêm túc. Cảm giác bận là một loại bằng chứng giả về sự nỗ lực.
Nhưng bận là chuyện số lượng. Tiến là chuyện chiều sâu. Một tuần có thể rất bận và tiến bằng 0, nếu toàn bộ ô trong tuần đều là việc mức 1 — việc gạch cho xong.
Có một dấu hiệu khá dễ nhận: cuối tuần bạn mệt thật, mệt tới mức không muốn nói chuyện với ai, nhưng nếu có người hỏi "tuần rồi anh chị làm được gì" thì bạn ậm ừ. Không phải vì bạn khiêm tốn — vì thật sự không có gì để kể. Bạn đã tiêu hết 5 ngày vào những thứ tan biến ngay khi làm xong.
Đó là dấu hiệu của một tuần toàn việc mức 1. Và nếu 8 tuần liền như vậy, bạn đã tiêu hết 2 tháng mà không để lại một viên gạch nào. Điều tệ nhất là bạn không có cảm giác lãng phí, vì lúc nào bạn cũng đang bận.
Tôi có một câu hỏi tự soi vào mỗi tối Chủ Nhật, và tôi tặng bạn: Tuần này có việc nào tôi làm sâu hơn tuần trước không? Không phải "tôi có làm nhiều không", mà "có việc nào sâu hơn không". Nếu 4 tuần liền tôi không trả lời được, thì tôi biết mình đang chạy vòng tròn với tốc độ cao.
Câu hỏi đó có một điểm hay: nó không đòi bạn phải giỏi hơn ai, không so bạn với người khác, và trả lời được trong 30 giây. Nó chỉ đòi bạn nhìn vào một chỗ mà lịch đầy hay lịch vắng đều che được: chiều sâu.
Nhưng Có Những Mùa Lịch Không Phải Của Bạn
Đến đây tôi phải nói một điều, vì nếu không nói thì bài này thành ra tàn nhẫn với một số người.
Có những giai đoạn trong đời mà lịch không thuộc về bạn, và không có cách nào làm khác. Nhà có người ốm. Con còn quá nhỏ. Đang làm 2 việc để trả nợ. Đang trong mùa cao điểm của nghề mà nếu buông thì mất khách.
Trong những mùa đó, đòi 3 tiếng liền mạch là đòi một thứ không có thật. Và tôi không muốn bạn đọc bài này rồi đi ngủ với cảm giác mình đang thất bại, trong khi thật ra bạn đang gánh nhiều hơn phần lớn người khác.
Điều tôi mong bạn giữ trong mùa đó không phải là ô dài. Là một ô nhỏ mà không bao giờ mất. 25 phút mỗi sáng cũng được, miễn nó có thật và nó liền mạch. Mùa khó thì giữ mạch, đừng giữ tốc độ. Mạch mất thì lúc rảnh ra bạn phải khởi động lại từ đầu, mà khởi động lại luôn đắt hơn duy trì.
Còn nếu bạn đang không ở trong mùa đó — nếu tuần vừa rồi bạn có ít nhất vài buổi tối tương đối tự do — thì lý do lịch nhỏ không nằm ở hoàn cảnh. Nó nằm ở chỗ khác, và bạn biết chỗ đó là chỗ nào.
Việc Của Hôm Nay
3 việc để lịch nói đúng thứ bạn muốn nghe
Trong 15 phút
Làm phép đo 3 cột ở trên cho tuần vừa rồi. Ghi ra giấy, không làm trong đầu. Đặc biệt chú ý cột 3 — đoạn liền mạch dài nhất.
Trong 10 phút
Mở lịch tuần tới, đặt đúng 1 ô dài 2 tiếng cho việc quan trọng nhất. Đặt vào giờ đầu óc bạn còn tốt, không phải giờ thừa cuối ngày. Đặt tên ô bằng chữ cụ thể, đừng ghi chung chung.
Tuần này
Tìm 2 ô ngắn đang nằm rời nhau và gộp chúng lại thành 1 ô dài. Không cần thêm giờ — chỉ cần thôi cắt vụn số giờ đã có.
Việc thứ ba là việc rẻ nhất và bị bỏ qua nhiều nhất. Phần lớn người không thiếu giờ, họ chỉ đang giữ giờ ở dạng vụn — mà giờ vụn thì không mua được chiều sâu.
Tóm Lại
Lịch tuần của bạn là bản khai trung thực nhất về tiêu chuẩn bạn đang sống. Nó không ghi điều bạn muốn — nó ghi điều bạn đang trả giá bằng giờ.
Mấy dòng tôi mong bạn mang về:
- ✅ Danh sách của miệng và danh sách của tay là 2 thứ khác nhau. Lịch là danh sách của tay, và tay không biết nói dối.
- ✅ Độ sâu của một việc bị chặn trên bởi độ dài cái ô bạn dành cho nó. Ô 20 phút không đẻ ra được việc mức 3.
- ✅ Lịch của người có tiêu chuẩn cao thường trống hơn lịch của người bận, nhưng mỗi ô dài hơn.
- ✅ Phép đo 3 cột: điều tôi nói là quan trọng · số giờ thật tuần rồi · đoạn liền mạch dài nhất. Cột 3 mới là cột quyết định mức.
- ✅ Việc gì không có ô trong lịch thì việc đó không tồn tại. Nghĩ nhiều về một việc cho ta cảm giác gần như đã làm nó — và cảm giác đó đủ dễ chịu để trì hoãn thêm một tháng.
- ✅ Bận là chuyện số lượng, tiến là chuyện chiều sâu. Một tuần kín mít vẫn có thể tiến bằng 0.
- ✅ 4 giỏ ô: sinh tiền tuần này · giữ cái đang có · sinh tiền năm sau · tiêu hao. Khi tuần vỡ, ai cũng cắt giỏ thứ ba trước, vì nó là giỏ duy nhất không có người đòi.
- ✅ Câu hỏi tối Chủ Nhật: tuần này có việc nào tôi làm sâu hơn tuần trước không.
- ✅ Có những mùa lịch không thuộc về bạn. Mùa đó thì giữ mạch, đừng giữ tốc độ — một ô nhỏ không bao giờ mất còn hơn một ô lớn chỉ có trên giấy.
Và nếu phải gói cả bài vào một câu ngắn nhất:
Ước mơ lớn mà lịch làm việc quá nhỏ thì lịch sẽ thắng. Nó thắng mỗi tuần, đều đặn, cho tới khi bạn đổi nó.
Chúc bạn khai ngộ
Master Xuân Hùng
P.s: Sống trong mục tiêu.
Từ mục tiêu, con đường sẽ hiện dần ra.